Nieuws

Zes vragen voor een perfect georganiseerd evenement!

De kogel is door de kerk: je gaat een evenement organiseren. Maar… waar te beginnen? Hoe zet je een écht goed evenement neer waar mensen nog lang over napraten? Voordat je vol enthousiasme begint met organiseren: ga eens rustig zitten en geef antwoord op deze zes vragen.

1.      Waarom organiseer je dit evenement?

Reden voor een bedrijfsevenement? Wil je de (wel of niet) behaalde doelstellingen met het personeel delen, of is er een jubileum vieren? Misschien bestaat het bedrijf vijftig jaar en wil je relaties in de watten leggen en laten zien wat er gezamenlijk is bereikt. Als ‘het waarom’ van je evenement helder is, kun je de doelen gaan bepalen. Als het doel is om tevredenheid bij werknemers te vergroten, is de insteek van het evenement natuurlijk anders dan wanneer je het relatienetwerk wilt vergroten. Het vaststellen van het doel is het startsein voor de rest van de organisatie.

2.      Wie is de bezoeker van het evenement?

Wie komen er op het evenement of wie moeten er sowieso komen? Waar worden deze mensen blij van? Wat spreekt hen aan? Het is belangrijk om eerst de doelgroep in kaart te brengen, en te bedenken uit wat voor soort mensen die bestaat. Door de wensen en interesses van deze doelgroep vervolgens te achterhalen, kun je de aankleding en invulling van het evenement bepalen. Uiteindelijk zijn dit natuurlijk de mensen waarvoor je het doet!

3.      Welke presentaties en onderwerpen spreken die bezoeker aan?

Je hebt de doelgroep duidelijk voor ogen. Nu de kunst om passende sprekers te bedenken die bezoekers willen horen en entertainment te regelen dat past bij de doelgroep. Of misschien wil je helemaal geen sprekers, maar wel een goede boodschap overbrengen. Welke alternatieven zijn er dan? Daarnet zijn de wensen en behoeft van je doelgroep vastgesteld. Hierop volgt nu vanzelfsprekend een globaal programma met presentaties, onderwerpen en activiteiten die tegemoet komen aan die wensen en behoeften. Kom je er niet uit? Ons team is gespecialiseerd in het neerzetten van evenementen voor alle doelgroepen!

4.      Welke uitstraling past bij het bedrijf en de doelgroep?

Een congres of een jubileumfeest vereist nogal wat verschillende aandachtspunten. Een zakelijk evenement vraagt om een zakelijke uitstraling en nuttige informatie. De focus bij een groot feest ligt op entertainment en een hoge funfactor. Kies eerst de perfecte locatie voor het evenement en de doelgroep. Maak de aankleding tot een eenduidig geheel door het logo en de huisstijl terug te laten komen. Denk hierbij aan de Theaterzaal van De Veerensmederij, hier is vrijwel alles mogelijk om het evenement in de stijl van het bedrijf aan te kleden. Het evenement wordt op die manier ook echt júllie bedrijfsevenement.

5.      Wanneer is het evenement?

Deze vraag is pas te beantwoorden als duidelijk is om wat voor evenement het gaat en wat er te doen is. De winter leent zich prima voor een zakelijke meeting met lezingen. Een publiek evenement waarbij je tussendoor buiten wilt kunnen borrelen past beter in de zomer. Houdt ook dan altijd wat opties, zoals een grote tent achter de hand voor als het stortregent. En, het lijkt voor de hand liggend, maar plan een evenement nooit te dichtbij drukke periodes met feestdagen of vakanties.

6.      Wat is het budget?

Last but not least: het budget! Het budget dat beschikbaar is gesteld voor het evenement kun je globaal gaan verdelen. Dit is belangrijk om te bepalen wat je met dit geld kunt en wat niet. Maak eerst een lijstje van wat echt nodig is, zoals locatie, catering en aankleding. Daarna kun je per onderdeel een inschatting maken van de kosten. Houd altijd wat achter de hand voor onverwachte kosten. Kom je er niet helemaal uit? Onze salesafdeling denkt graag met je mee over het verdelen van het budget. Neem contact op.